Einheit 6 — Stammdaten und Bewegungsdaten
Was du nach dieser Einheit weißt: Du verstehst den Unterschied zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten, kennst die wichtigsten Stammdaten in einem Industrieunternehmen und weißt warum sie für Automatisierung so entscheidend sind.
Was sind Stammdaten?
Stell dir ein Adressbuch vor. Die Einträge dort — Name, Adresse, Telefonnummer — ändern sich selten. Sie beschreiben wer oder was etwas ist. Genau das sind Stammdaten.
Stammdaten (Master Data) sind die dauerhaften Grunddaten eines Unternehmens. Sie beschreiben die Objekte mit denen das Unternehmen arbeitet: Kunden, Lieferanten, Artikel, Mitarbeiter, Lagerorte. Stammdaten ändern sich selten — ein Kunde bekommt nicht jeden Tag eine neue Adresse, ein Artikel nicht jeden Tag einen neuen Preis.
Was sind Bewegungsdaten?
Bewegungsdaten (Transaction Data) sind die Daten die bei jedem Geschäftsvorfall neu entstehen: Bestellungen, Rechnungen, Wareneingänge, Buchungen. Sie ändern sich ständig, es werden ständig neue erzeugt, und sie verweisen immer auf Stammdaten.
Eine Rechnung (Bewegungsdaten) verweist auf einen Kunden (Stammdaten) und auf Artikel (Stammdaten). Ohne die Stammdaten wäre die Rechnung unvollständig.
Der Unterschied auf einen Blick
| Stammdaten | Bewegungsdaten | |
|---|---|---|
| Änderungshäufigkeit | Selten | Ständig |
| Beispiele | Kunden, Artikel, Lieferanten | Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine |
| Funktion | Beschreiben wer oder was | Beschreiben was passiert ist |
| Entstehung | Einmal angelegt, dann gepflegt | Bei jedem Geschäftsvorfall neu erzeugt |
| Bezug | Stehen für sich | Verweisen auf Stammdaten |
Stammdaten sind das Telefonbuch. Bewegungsdaten sind die Anrufliste. Die Anrufliste verweist auf Einträge im Telefonbuch — aber das Telefonbuch existiert unabhängig davon ob jemand anruft.
Die wichtigsten Stammdaten
Kundenstamm (Customer Master)
Der Kundenstamm enthält alle Informationen über die Kunden des Unternehmens.
Typische Felder:
- Kundennummer (eindeutige ID)
- Firmenname
- Anschrift (Rechnungsadresse, Lieferadresse — können unterschiedlich sein)
- Ansprechpartner und Kontaktdaten
- Zahlungsbedingungen (z. B. „30 Tage netto")
- Kreditlimit (Maximalbetrag an offenen Forderungen)
- Preisliste / Preisgruppe
- Steuernummer / USt-IdNr.
- Bankverbindung
- Debitorennummer (Kontonummer in der Buchhaltung)
Im Alltag sagt man einfach „Kunde". In der Buchhaltung heißt derselbe Datensatz „Debitor" — weil er aus Sicht der Buchhaltung jemand ist, der Geld schuldet (oder schulden könnte). Kunde ist der Vertriebsbegriff, Debitor ist der Buchhaltungsbegriff. Oft haben sie sogar unterschiedliche Nummern im selben System.
Lieferantenstamm (Vendor Master / Supplier Master)
Spiegelbildlich zum Kundenstamm — enthält alle Informationen über die Lieferanten.
Typische Felder:
- Lieferantennummer
- Firmenname und Anschrift
- Ansprechpartner
- Zahlungsbedingungen (die der Lieferant dem Unternehmen gewährt)
- Bankverbindung (wohin Zahlungen gehen)
- Kreditorennummer (Kontonummer in der Buchhaltung)
- Lieferbedingungen
- Bewertung / Qualitätsklasse
Wie beim Kunden/Debitor: Lieferant ist der Einkaufsbegriff, Kreditor ist der Buchhaltungsbegriff. Der Kreditor ist jemand, dem das Unternehmen Geld schuldet (oder schulden könnte).
Artikelstamm (Material Master / Item Master)
Der Artikelstamm enthält alle Informationen über die Produkte, Materialien und Teile mit denen das Unternehmen arbeitet.
Typische Felder:
- Artikelnummer / Materialnummer (eindeutige ID)
- Bezeichnung (Kurztext und Langtext)
- Artikelgruppe / Warengruppe (Kategorisierung)
- Mengeneinheit (Stück, Kilogramm, Meter, Liter, ...)
- Verkaufspreis / Einkaufspreis
- Gewicht und Maße
- Lagerort (wo der Artikel standardmäßig gelagert wird)
- Mindestbestand / Meldebestand (ab welcher Menge nachbestellt werden soll)
- Lieferant(en) (welche Lieferanten diesen Artikel liefern können)
- Stückliste (falls es ein Fertigprodukt mit Unterbaugruppen ist)
Der Artikelstamm ist oft der umfangreichste Stammdatensatz — ein mittelständisches Industrieunternehmen hat leicht 10.000 bis 100.000 Artikel.
Stücklisten (Bill of Materials / BOM)
Eine Stückliste beschreibt aus welchen Einzelteilen ein Produkt besteht. Sie ist ein Stammdatensatz der an einem Artikel hängt.
Artikel: Bürostuhl Premium (Art.-Nr. 5001)
├── Sitzfläche (Art.-Nr. 5101) — 1 Stück
├── Rückenlehne (Art.-Nr. 5102) — 1 Stück
├── Gasdruckfeder (Art.-Nr. 5201) — 1 Stück
├── Fußkreuz (Art.-Nr. 5202) — 1 Stück
├── Rolle (Art.-Nr. 5203) — 5 Stück
├── Armlehne (Art.-Nr. 5301) — 2 Stück
└── Schraube M6x20 (Art.-Nr. 9001) — 12 Stück
Stücklisten können mehrstufig sein — eine Baugruppe kann selbst wieder eine Stückliste haben. Die Sitzfläche könnte z. B. aus einem Rahmen, einem Polster und einem Bezugsstoff bestehen.
Weitere Stammdaten
Preislisten und Konditionen — Welcher Kunde bekommt welchen Preis? Gibt es Mengenrabatte? Staffelpreise? Sonderpreise für bestimmte Kunden? In vielen ERP-Systemen sind Preise nicht einfach am Artikel hinterlegt, sondern über ein komplexes Konditionensystem gesteuert.
Zahlungsbedingungen — Definieren wann und wie bezahlt wird. Beispiel: „30 Tage netto, 2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen" bedeutet: der Kunde muss innerhalb von 30 Tagen zahlen, bekommt aber 2% Rabatt wenn er innerhalb von 10 Tagen zahlt.
Lagerorte und Werke — Ein Unternehmen kann mehrere Standorte (Werke) und an jedem Standort mehrere Lager haben. Jeder Lagerort ist ein Stammdatensatz.
Kontenpläne und Sachkonten — Die Struktur der Buchhaltung: welche Konten gibt es und wofür werden sie verwendet.
Kostenstellen — Organisationseinheiten für die Kostenrechnung (z. B. Kostenstelle 100 = Vertrieb).
Nummernkreise
Fast alle Stamm- und Bewegungsdaten haben eine eindeutige Nummer — Kundennummer, Bestellnummer, Rechnungsnummer, Artikelnummer. Diese Nummern werden aus Nummernkreisen vergeben: vordefinierte Bereiche die sicherstellen, dass keine Nummer doppelt vergeben wird.
Beispiel:
- Kundennummern: 10000 – 19999
- Lieferantennummern: 20000 – 29999
- Artikelnummern: 100000 – 999999
- Rechnungsnummern: RE-2026-00001, RE-2026-00002, ...
Nummernkreise sind wichtig für Automatisierung, weil automatisiert erzeugte Datensätze eine gültige Nummer brauchen — entweder wird sie vom System automatisch vergeben, oder die Automatisierung muss sie korrekt anfordern.
Warum Stammdaten für Automatisierung so wichtig sind
Jede Automatisierung arbeitet mit Stammdaten:
- Du willst eine Bestellung automatisch erfassen? → Du brauchst die Kundennummer um den Auftrag dem richtigen Kunden zuzuordnen.
- Du willst eine Rechnung automatisch prüfen? → Du brauchst die Lieferantennummer und die Artikelnummer um den Abgleich zu machen.
- Du willst einen Lieferschein erzeugen? → Du brauchst die Artikeldaten und die Lieferadresse aus dem Kundenstamm.
Wenn Stammdaten fehlen, veraltet oder widersprüchlich sind, scheitert jede Automatisierung — egal wie gut sie gebaut ist. Stammdatenqualität ist die Voraussetzung für erfolgreiche Automatisierung.